Politique de confidentialité

Date de dernière mise à jour : 16 avril 2021

La présente politique de confidentialité a pour objectif de formaliser notre engagement quant au respect de la vie privée des utilisateurs du site internet www.doox.io exploité par la société Doox SAS (« Doox »).

La politique de confidentialité et les conditions générales d’utilisation forment un ensemble contractuel. Tous les termes en majuscules non-définis dans la présente politique de confidentialité sont définis dans les conditions générales d’utilisation.

Dans le cadre de la mise à disposition de notre Site, nous traitons vos données à caractère personnel dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et dans les conditions exposées ci-après.

Une donnée à caractère personnel désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Nous collectons et traitons des données à caractère personnel dans le cadre de la fourniture de nos Services ou de la communication à propos de ces Services exclusivement, en stricte conformité avec le RGPD.

Nous collectons uniquement des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Ainsi, il ne vous sera jamais demandé de renseigner des données à caractère personnel considérées comme « sensibles », telles que vos origines raciales ou ethniques, vos opinions politiques, philosophiques ou religieuses.

En vous enregistrant sur le Site, vous nous autorisez à traiter vos données à caractère personnel conformément à la politique de confidentialité. Si vous refusez les termes de cette politique de confidentialité, veuillez-vous abstenir d’utiliser le Site ainsi que les Services.

1. Données collectées

Nous sommes susceptibles de recueillir et de conserver vos données à caractère personnel, notamment lorsque vous :

• Naviguez sur le Site
• Créez un Compte
• Créer un document (devis ou facture)
• Créer un projet
• Nous contactez

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour permettre la mise en œuvre et la gestion des Services du Site et répondre à vos demandes spécifiques. Nous utilisons également vos données à caractère personnel dans le but d’exploiter et d’améliorer nos Services, notre Site et notre démarche. Ces informations sont utilisées uniquement par nos soins et nous permettent de mieux adapter nos Services à vos attentes. En particulier, lors de votre utilisation des formulaires de création de devis, nous nous réservons le droit de collecter, recueillir et enregistrer certaines de vos données, par exemple vos temps de réponses, vos choix par défaut, etc.

1.1 Navigation sur le site

1.1.1. Données de connexion : à chaque fois que vous vous connectez à notre Site, nous recueillons des données à caractère personnel telles que, notamment, votre adresse IP et l’adresse MAC de votre ordinateur, la date et l’heure de connexion, ainsi que des informations sur le navigateur que vous utilisez.

1.1.2. Données de navigation :nous recueillons également les informations permettant d’identifier de quelle façon vous accédez au Site, quelles sont les pages consultées et pendant combien de temps. Dans ce cadre, nous pouvons avoir recours à l’utilisation de Cookies tel que précisé au paragraphe 4 ci-dessous.

1.3 Création d’un Compte

L’accès à certains de nos Services nécessite la création préalable d’un Compte. Conformément aux Conditions Générales d’Utilisation, il vous sera demandé de renseigner un certain nombre de données à caractère personnel lors de la création de votre Compte, notamment vos noms et prénoms, votre adresse postale, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone.

1.3 Création de documents (devis et factures)

Dans le cadre de la création de documents de types devis et factures, il vous sera demandé de compléter un formulaire dans le cadre duquel des données à caractère personnel pourront être collectées, telles que notamment :

• Informations sur votre profil / activité (statut, logo…)
• Informations non nominatives sur votre client (type de client, nationalité…)
• Préférences du devis (durée de validité, modalités de paiement…)
• Prestations proposées et prix associé

1.4 Création d’un projet

Dans le cadre de la création d’un projet pour un de vos clients et de la livraison de photos / vidéos, nous pourrons être amenés à collecter les données à caractère personnel suivantes :

• Type de projet ou reportage
• Nombre de photos et vidéos mises en ligne
• Nombre de commentaires par photos et au global

1.5 Enregistrement des appels

Dans une démarche de contrôle qualité, vos échanges téléphoniques avec nos services sont susceptibles d’être enregistrés. Les enregistrements d’appels sont conservés pour une période de 6 mois. A l’issue de cette période, ils sont ensuite effacés. Toute donnée à caractère personnel obtenue de vous pendant cet appel sera traitée conformément aux dispositions de la présente politique de confidentialité.

1.6 Contacts

Afin de donner suite aux demandes que vous pourriez effectuer auprès de notre Service Client, de confirmer les informations et toutes les transactions sur votre Compte et vous donner des informations concernant les Services (par exemple, si vous perdez votre mot de passe ou si des changements sont effectués dans les Conditions d’utilisation), nous utiliserons vos nom, prénom et adresse email.

2. Protection de vos données à caractère personnel

Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles en vue de garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de toutes vos données à caractère personnel, afin d’empêcher que celles-ci soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Nous assurons un niveau de sécurité approprié, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques et de leur probabilité.

Toutefois, il est précisé qu’aucune mesure de sécurité n’étant infaillible, Doox n’est pas en mesure de garantir une sécurité absolue à vos données à caractère personnel.

Par ailleurs, il vous incombe d’assurer la confidentialité du mot de passe vous permettant d’accéder à votre Compte. Ne communiquez cette information à personne. Si vous partagez votre ordinateur, n’oubliez pas de vous déconnecter avant de quitter un Service.

3. Temps de conservation de vos données à caractère personnel

Nous ne conserverons vos données à caractère personnel que le temps de votre inscription sur le Site afin d’assurer votre identification lors de votre connexion à votre Compte et de permettre la fourniture des Services.

Ainsi, si vous procédez à votre désinscription du Site, vos données à caractère personnel seront effacées et uniquement conservées sous forme d’archive aux fins d’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat.

En tout état de cause, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées conformément aux utilisations exposées dans la présente politique de confidentialité et dans le respect des lois et règlements.

4. Utilisation des cookies

Le site www.doox.io utilise des cookies. Les cookies sont des fichiers texte qui peuvent s’installer automatiquement sur votre logiciel de navigation, pour permettre au site internet d’analyser l’utilisation de celui-ci par ses utilisateurs. Les données générées par les cookies concernant votre utilisation (y compris votre adresse IP) sont transmises et stockées par le navigateur. Un cookie est un élément qui ne permet pas d’identifier l’utilisateur mais sert à enregistrer des informations relatives à la navigation de celui-ci sur le site internet. Ces données sont susceptibles d’être communiquées à des tiers en cas d’obligation légale.

Le paramétrage de votre logiciel de navigation permet d’informer de la présence de cookies et éventuellement de la refuser selon la procédure décrite à l’adresse suivante : www.cnil.fr

Vous êtes libre d’accepter ou de refuser les cookies et pouvez désactiver l’utilisation de ceux-ci en configurant les paramètres appropriés de votre navigateur (voir la fonction aide de votre navigateur). Cependant, la désactivation des cookies peut entrainer l’indisponibilité de certains services auxquels ils sont associés mais n’empêche pas l’accès aux espaces non-réservés du site.

Nous conservons la trace des connexions sur notre site, ceci à des fins d’analyse statistique. En utilisant ce site internet, vous consentez expressément au traitement de vos données dans les conditions et pour les finalités décrites ci-dessus.

5. Vos droits

Vous êtes seuls à nous avoir communiqué les données en notre possession, par l’intermédiaire du Site. Vous disposez de droits sur vos données à caractère personnel. Conformément à la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel, notamment les articles 15 à 22 du RGPD, et après avoir justifié de votre identité, vous avez le droit de nous demander l’accès aux données à caractère personnel vous concernant, la rectification ou l’effacement de celles-ci.

En outre, dans les limites posées par la loi, vous disposez également du droit de vous opposer au traitement, de le limiter, de décider du sort post-mortem de vos données, de retirer votre consentement à tout moment et du droit à la portabilité des données à caractère personnel fournies.

Vous pouvez contactez nos Services afin d’exercer vos droits à l’adresse électronique suivante : contact@doox.io ou à l’adresse postale suivante : 17 rue Henry Monnier 75009 Paris, en joignant à votre demande une copie d’un titre d’identité.

6. Modification de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la politique de confidentialité à tout moment. Il est vous est donc recommandé de la consulter régulièrement. En cas de modification, nous publierons ces changements sur cette page et aux endroits que nous jugerons appropriés en fonction de l’objet et de l’importance des changements apportés.

Votre utilisation du Site après toute modification signifie que vous acceptez ces modifications. Si vous n’acceptez pas certaines modifications substantielles apportées à la présente politique de confidentialité, vous devez arrêter d’utiliser le Site.